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Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben. Zum Nachweis der Berechtigung bedarf es eines Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den 9. November 2015 (0:00 Uhr MEZ) ('Nachweisstichtag') zu beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft in Textform in deutscher oder englischer Sprache spätestens am 23. November 2015 (24:00 Uhr MEZ) unter der folgenden Adresse zugehen (Anmeldestelle):
Balda Aktiengesellschaft
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0) 89 210 27 289
E-Mail: meldedaten@hce.de
Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den Nachweis über den Anteilsbesitz erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem nachgewiesenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder partiellen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden oder die weitere Aktien hinzuerwerben, sind für die von ihnen gehaltenen bzw. hinzuerworbenen Aktien nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, der Gesellschaft geht unter vorstehender Adresse form- und fristgerecht eine Anmeldung nebst Nachweises des Anteilsbesitzes des bisherigen Aktionärs zu und dieser hat den neuen Aktionär bevollmächtigt oder zur Rechtsausübung ermächtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung und auch keine Bedeutung für die Berechtigung zur Teilnahme an einer etwaigen Auszahlung aufgrund der Herabsetzung des Grundkapitals (Tagesordnungspunkt 11).
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, zum Beispiel ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Vollmachten können durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform. Wird ein Kreditinstitut, ein nach § 135 Abs. 10 AktG i. V. m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestelltes Institut oder Unternehmen, eine Aktionärsvereinigung oder eine Person im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG bevollmächtigt, so können abweichende Regelungen bestehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind. Nach dem Gesetz muss die Vollmacht in diesen Fällen einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt und von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten.
Aktionäre können für die Vollmachtserteilung u.a. den Vollmachtsvordruck auf der Rückseite der Eintrittskarte nutzen, die sie nach fristgerechter Anmeldung erhalten.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft auf einem der folgenden Wege übermittelt werden:
Balda Aktiengesellschaft
c/o HCE Haubrok AG
Landshuter Allee 10
80637 München
Telefax: +49 (0) 89 210 27 289
E-Mail: vollmacht@hce.de
Die Bevollmächtigung kann auch elektronisch im Internet unter www.balda-group.com unter der Rubrik 'INVESTOREN' bzw. 'INVESTORS' -> 'HAUPTVERSAMMLUNG' bzw. 'ANNUAL MEETING' erfolgen. Bitte halten Sie zur Legitimation die Eintrittskarte bereit, dort finden sich auch weitere Informationen zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter.
Die Gesellschaft hat Frau Caroline Müller und Herrn Bernhard Orlik, beide Mitarbeiter der HCE Haubrok AG, geschäftsansässig in München, jeweils einzeln vertretungsberechtigt und jeweils befreit vom Verbot der Mehrvertretung gemäß § 181 2. Alternative BGB und mit dem Recht je einzeln, Untervollmacht zu erteilen, zu Stimmrechtsvertretern benannt. Die Aktionäre können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung des Vollmachts- und Weisungsformulars bevollmächtigen, das mit der Eintrittskarte versandt wird. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen ihnen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen können die Stimmrechtsvertreter von der Vollmacht keinen Gebrauch machen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.
Vollmachtsformulare sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können auch bei der Anmeldestelle angefordert werden.
Das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen sollte aus organisatorischen Gründen der Gesellschaft auf einem der oben genannten Wege bis spätestens am 27. November 2015 (17:00 Uhr MEZ) zugehen. Bei einem späteren Zugang kann eine Berücksichtigung nicht garantiert werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können jedoch auch noch in der Hauptversammlung jederzeit bis kurz vor Beginn der Abstimmungen an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung bevollmächtigt und angewiesen werden, und zwar auch dann, wenn die Abstimmungen erst am 1. Dezember 2015 beginnen sollten.
Auch im Fall der Vollmachtserteilung sind Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Dies schließt - vorbehaltlich der genannten zeitlich beschränkten Möglichkeit der Erteilung einer Vollmacht an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter - eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.
Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG
Ergänzung zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG
Balda-Aktionäre, deren Anteile den anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 erreichen (das entspricht 500.000 Stückaktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Ergänzungsverlangen sind schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und müssen der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind dabei nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also der 30. Oktober 2015 (24:00 Uhr MEZ). Später zugegangene Ergänzungsverlangen werden nicht berücksichtigt.
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung, also mindestens seit dem 30. August 2015 (0:00 Uhr MESZ), hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind (§ 142 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 122 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 1 AktG). Hierbei ist § 70 AktG zu beachten.
Etwaige Ergänzungsverlangen bitten wir an folgende Adresse zu übermitteln
Balda Aktiengesellschaft
- Der Vorstand -
Bergkirchener Straße 228
32549 Bad Oeynhausen
oder per E-Mail unter Hinzufügung der Namen der verlangenden Aktionäre mit qualifizierter elektronischer Signatur unter
CKowarik@balda-group.com
zu übersenden.
Wird dem Verlangen nicht entsprochen, steht den Antragstellern gemäß § 122 Abs. 3 AktG der Weg zu den Gerichten offen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen und Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern unterbreiten.
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Vorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers, die mindestens 14 Tage vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am 15. November 2015 (24:00 Uhr MEZ), bei der Gesellschaft eingehen, werden den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und - im Fall von Gegenanträgen - der Begründung unverzüglich im Internet unter www.balda-group.com unter der Rubrik 'INVESTOREN' bzw. 'INVESTORS' -> 'HAUPTVERSAMMLUNG' bzw. 'ANNUAL MEETING' zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls dort veröffentlicht.
Gegenanträge werden - anders als Wahlvorschläge - nur dann zugänglich gemacht, wenn sie mit einer Begründung versehen sind. Wahlvorschläge von Aktionären werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten. Anders als Gegenanträge brauchen Wahlvorschläge nicht begründet zu werden.
Gegenanträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die folgende Adresse zu übermitteln:
Balda Aktiengesellschaft
- Der Vorstand -
Bergkirchener Straße 228
32549 Bad Oeynhausen
Telefax: +49 (0) 5734 / 922-2604
E-Mail: CKowarik@balda-group.com
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.balda-group.com unter der Rubrik 'INVESTOREN' bzw. 'INVESTORS' -> 'HAUPTVERSAMMLUNG' bzw. 'ANNUAL MEETING' zur Verfügung.
Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG
Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, einschließlich die Berichte des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 6 und zu Tagesordnungspunkt 7, sowie weitere Informationen nach § 124a AktG sind ab der Einberufung der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter www.balda-group.com unter der Rubrik 'INVESTOREN' bzw. 'INVESTORS' -> 'HAUPTVERSAMMLUNG' bzw. 'ANNUAL MEETING' zugänglich.
Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen Internetadresse bekannt gegeben.
Die zugänglich zu machenden Unterlagen liegen darüber hinaus von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Balda Aktiengesellschaft, Bergkirchener Straße 228, 32549 Bad Oeynhausen aus. Die zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung am 30. November 2015 und - falls diese am nächsten Tag fortgesetzt werden sollte - am 1. Dezember 2015 zugänglich sein. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenfrei eine Abschrift dieser Unterlagen übersandt. Das Verlangen ist an die für Gegenanträge genannte Anschrift zu richten.
Einladung auf zwei Tage
Im Hinblick auf den Umfang der Tagesordnung, die Bedeutung der Beschlussgegenstände sowie einen möglichen gesteigerten Diskussionsbedarf wird die Hauptversammlung vorsorglich auf zwei Tage einberufen. Kann die Hauptversammlung bereits am ersten Tag, also dem 30. November 2015, geschlossen werden, wird sie am 1. Dezember 2015 nicht fortgesetzt. |
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